Trong hành trình xây dựng và vận hành doanh nghiệp, việc kiểm soát chi phí vận hành không chỉ là bài toán về tài chính, mà còn là yếu tố sống còn ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng phát triển dài hạn. Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ, Kế toán Thanh Ngọc hiểu rằng, tối ưu chi phí vận hành không đơn thuần là cắt giảm mà là quản lý thông minh để đạt hiệu quả cao nhất với chi phí hợp lý nhất.
1. Chi phí vận hành là gì?
Chi phí vận hành (Operating Costs hoặc Overhead Costs) là tổng hợp các khoản chi phí cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động hàng ngày. Tùy vào bản chất, chi phí này được chia thành hai loại:
- Chi phí cố định: Không thay đổi theo sản lượng (thuê mặt bằng, lương nhân viên cố định, khấu hao tài sản,…)
- Chi phí biến đổi: Thay đổi theo mức độ hoạt động (nguyên vật liệu, điện nước, vận chuyển,…)
▶ Ví dụ: Với một quán cà phê nhỏ:
- Chi phí cố định: Tiền thuê mặt bằng 15 triệu, lương nhân viên 20 triệu, phần mềm quản lý 1 triệu.
- Chi phí biến đổi: Cà phê – đường – sữa theo lượng khách, điện nước tăng khi đông khách, phí giao hàng,…
2. Chi phí vận hành bao gồm những gì?
2.1. Chi phí cố định
- Tiền thuê mặt bằng, văn phòng
- Lương nhân viên cố định (kể cả kế toán nội bộ)
- Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị
- Chi phí bảo trì định kỳ, phần mềm quản lý
- Chi phí bảo hiểm, phí cấp phép, thuế môn bài…
2.2. Chi phí biến đổi
- Nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào
- Điện, nước, vận chuyển
- Chi phí marketing, quảng cáo
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài (kế toán, tư vấn pháp lý, logistics…)
- Chăm sóc khách hàng, bảo hành…
3. Vai trò của chi phí vận hành
Việc nhận diện và quản lý hiệu quả chi phí vận hành giúp doanh nghiệp:
- Duy trì hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn dòng tiền.
- Kiểm soát giá thành, tạo lợi thế cạnh tranh.
- Gia tăng lợi nhuận thông qua việc cắt giảm chi phí không hiệu quả.
- Lập kế hoạch tài chính chính xác hơn, tránh thâm hụt hoặc chi sai mục tiêu.
4. Cách tính chi phí vận hành
Công thức đơn giản như sau:
📌 Chi phí vận hành = Chi phí cố định + Chi phí biến đổi
▶ Ví dụ thực tế:
Một nhà hàng món Việt trung bình tại TP.HCM:
- Chi phí cố định: 61,5 triệu (thuê mặt bằng, lương, khấu hao…)
- Chi phí biến đổi: 54 triệu (nguyên liệu, điện nước, marketing…)
→ Tổng chi phí vận hành: 115,5 triệu đồng/tháng
5. 5 phương pháp tối ưu chi phí vận hành hiệu quả
5.1 Tối ưu chi phí nhân sự
- Tinh gọn bộ máy, dùng phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự.
- Tuyển đúng người – đúng việc – đúng văn hóa.
- Đào tạo nội bộ nâng cao hiệu suất thay vì thuê ngoài.
5.2 Tối ưu chi phí sản xuất – vận hành
- Tự động hóa quy trình bằng phần mềm kế toán, quản lý kho.
- Đàm phán nhà cung cấp để có giá tốt hơn.
- Kiểm soát tồn kho và giảm hao hụt nguyên liệu.
5.3 Loại bỏ các khoản chi không cần thiết
- Dừng các khoản chi “theo thói quen” nhưng không còn mang lại hiệu quả.
- Soát xét lại định kỳ với đối tác kế toán chuyên nghiệp như Thanh Ngọc để rà soát, báo cáo và tư vấn cắt giảm kịp thời.
5.4 Áp dụng công nghệ
- Dùng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, quản lý tài sản… để giảm nhân công, tăng minh bạch.
- Số hóa quy trình tài chính, vận hành giúp tiết kiệm chi phí dài hạn.
5.5 Thuê ngoài chuyên môn không cốt lõi
- Thay vì duy trì bộ phận kế toán – tài chính cồng kềnh, doanh nghiệp có thể thuê ngoài dịch vụ kế toán tại Thanh Ngọc để vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo tuân thủ pháp lý.
6. Kế toán Thanh Ngọc – Giải pháp tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
✅ Chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói – linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp.
✅ Đồng hành trong việc soát xét – tư vấn – thiết lập ngân sách chi phí vận hành, lập báo cáo dòng tiền.
✅ Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bộ chi phí chuẩn hóa theo ngành, từ đó dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh khi cần.
✅ Cam kết: Chân thành – Chất lượng – Chi phí hợp lý
Kết luận
Chi phí vận hành không chỉ là con số trên sổ sách, mà là “nhiệt độ” cho thấy sức khỏe tài chính doanh nghiệp. Tối ưu chi phí vận hành chính là cách doanh nghiệp củng cố nền tảng bền vững. Kế toán Thanh Ngọc luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình ấy – một cách bài bản, minh bạch và hiệu quả.
