Vay vốn ngân hàng là lựa chọn phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp khi cần vốn mở rộng sản xuất, đầu tư máy móc, hoặc thanh toán các chi phí lớn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị để vay vốn thuận lợi.

Trong bài viết này, Kế toán Thanh Ngọc sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế khi làm hồ sơ vay vốn cho doanh nghiệp, giúp bạn chuẩn bị đúng và đủ, tăng khả năng được ngân hàng xét duyệt nhanh chóng.

1. NGÂN HÀNG XÉT DUYỆT DỰA TRÊN TIÊU CHÍ GÌ?

Các ngân hàng thường đánh giá hồ sơ vay vốn dựa trên hai yếu tố chính:

• Vốn điều lệ: Càng cao, ngân hàng càng tin tưởng rằng chủ doanh nghiệp có trách nhiệm tài chính với công ty.
• Khả năng trả nợ: Dựa vào doanh thu thực tế trong các năm trước để xem xét khả năng thanh toán khoản vay.

Tùy từng ngân hàng mà yếu tố doanh thu hoặc vốn điều lệ sẽ được đặt nặng hơn. Trong nhiều trường hợp, doanh thu thể hiện qua báo cáo thuế lại là yếu tố then chốt để được duyệt vay.

2. HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ

Một bộ hồ sơ vay vốn thông thường sẽ gồm:

• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
• Báo cáo tài chính 3 năm gần nhất: Một số ngân hàng chỉ yêu cầu 1 năm gần nhất.
• 03 hợp đồng đầu vào, 03 hợp đồng đầu ra lướn.
• Tờ khai thuế GTGT của năm trước: Ngân hàng xem đây là bằng chứng về nguồn thu ổn định.
• 15 – 20 hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra: Làm mẫu để kiểm tra tính xác thực của doanh thu.
• Các giấy tờ liên quan đến dự án vay vốn (nếu có) và các hồ sơ bổ sung khác theo yêu cầu của Cán bộ tín dụng trong quá trình rà soát hồ sơ.

📝 Lưu ý: Trong thực tế, cán bộ tín dụng đôi khi chỉ cần tài liệu đủ để lưu hồ sơ và báo cáo xét duyệt, nên có thể “linh hoạt” một chút trong khâu chứng từ – nhưng không nên chủ quan.

3. HỒ SƠ GIẢI NGÂN – KHÔNG ĐƠN GIẢN LÀ CHUYỂN TIỀN

Ngân hàng hiếm khi giải ngân vào tài khoản cá nhân hoặc đưa tiền mặt. Họ thường giải ngân theo hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ, dựa vào hóa đơn và chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn.

🔹 Nếu bên bán là doanh nghiệp: Cần hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao.

🔹 Nếu bên bán là hộ/cá nhân kinh doanh: Hợp đồng + hóa đơn bán hàng (trực tiếp) + chứng từ giao nhận.

🔹 Nếu bên bán là cá nhân không kinh doanh (ví dụ bán phế liệu): Hợp đồng + Bảng kê mua hàng mẫu 01 (TT78/2014) + chứng từ giao nhận.

🔹 Nếu giải ngân để trả lương nhân công (sản xuất/xây lắp): Bảng lương + hợp đồng lao động + bảng tính và thông báo nộp BHXH.

4. HỒ SƠ KẾ TOÁN CẦN LƯU GIỮ

Sau khi được duyệt vay, doanh nghiệp cần lưu lại:

• Hợp đồng tín dụng
• Đề nghị giải ngân kiêm khế ước nhận nợ
• Lịch/kế hoạch trả nợ
• Biên bản giải ngân và chứng từ liên quan

5. LƯU Ý VỀ CHI PHÍ LÃI VAY KHI TÍNH THUẾ

🔻 Góp vốn ảo hoặc thiếu vốn điều lệ → Chi phí lãi vay có thể bị loại (theo TT78/2014 & TT96/2015).

🔻 Vay cá nhân với lãi suất > 150% lãi suất cơ bản → Chi phí lãi bị loại (hiện là 9%/năm).

🔻 Doanh nghiệp có giao dịch liên kết → Lãi vay bị khống chế ở mức:
20% × (Lợi nhuận thuần + Chi phí lãi vay + Khấu hao)
(Theo Nghị định 20/2017/NĐ-CP)

6. CẦN TƯ VẤN HỒ SƠ VAY VỐN?

Việc chuẩn bị hồ sơ vay vốn không chỉ cần đầy đủ chứng từ mà còn cần sự hiểu biết sâu về kế toán, thuế và các ràng buộc pháp lý.

👉 Kế toán Thanh Ngọc cung cấp dịch vụ:

• Soát xét và lập hồ sơ vay vốn doanh nghiệp
• Tư vấn tối ưu hóa chi phí lãi vay hợp lý
• Hướng dẫn và đồng hành với doanh nghiệp khi làm việc với ngân hàng

📞 Liên hệ để được hỗ trợ chi tiết, sát với đặc thù doanh nghiệp bạn!

KẾ TOÁN THANH NGỌC
Chân thành – Chất lượng – Chi phí hợp lý