Tối ưu thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những mục tiêu quan trọng của các doanh nghiệp, nhằm tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xác định rõ đâu là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống đầy đủ và chi tiết các khoản chi phí được trừ, căn cứ theo các quy định hiện hành.

1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?

Theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí được trừ là khoản chi:

• Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
• Trường hợp chi phí từ 20 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT), phải thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt.

2. Các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN

2.1. Chi phí nguyên vật liệu

Bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, chi phí gia công, vận chuyển, bốc xếp… Các khoản chi này phải nằm trong định mức tiêu hao hợp lý do doanh nghiệp xây dựng và lưu tại đơn vị.

2.2. Chi phí lãi vay

Được tính vào chi phí hợp lý nếu:

• Có hợp đồng vay và chứng từ thanh toán hợp lệ;
• Trường hợp vay cá nhân: lãi suất không vượt quá 150% lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm vay, và đã khấu trừ 5% thuế TNCN khi trả lãi;
• Vay từ tổ chức không phải là tổ chức tín dụng: phải có hóa đơn hợp pháp;
• Trường hợp vay ngân hàng: tuân thủ theo lãi suất do ngân hàng công bố.

2.3. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao được trừ khi:

• Tài sản cố định phục vụ hoạt động kinh doanh, được ghi sổ sách và trích khấu hao đúng theo quy định của Bộ Tài chính;
• Trường hợp đặc biệt:
  • Doanh nghiệp vận tải, khách sạn, du lịch: được tính toàn bộ khấu hao xe ô tô phục vụ kinh doanh;
  • Các ngành khác: chỉ khấu hao phần nguyên giá xe ô tô từ 1,6 tỷ đồng trở xuống.

2.4. Chi phí mua hàng không có hóa đơn

Được chấp nhận khi mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT. Doanh nghiệp cần:

• Lập bảng kê mẫu 01/TNDN;
• Có đầy đủ chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, hợp đồng (nếu có);
• Không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.

2.5. Chi phí thuê nhà, thuê tài sản

Được trừ khi có:

• Hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán hợp lệ;
• Trường hợp doanh nghiệp nộp thay thuế cho chủ nhà, cần có thêm chứng từ nộp thuế;
• Nếu bên thuê có trách nhiệm sửa chữa theo hợp đồng, khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ.

2.6. Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phúc lợi cho người lao động

Bao gồm:

• Tiền lương, tiền công, thưởng, bảo hiểm, ăn ca, chi phí đi lại, nhà ở…;
• Phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính;
• Có bảng lương, chứng từ chi trả lương hợp lệ.

2.7. Các khoản phụ cấp, phúc lợi

Phụ cấp như: tiền ăn, đồng phục, điện thoại, tăng ca, công tác phí, bảo hiểm tự nguyện,…
Phúc lợi như: quà Tết, du lịch, hỗ trợ thiên tai…
=> Cần được ghi rõ trong quy chế công ty và có hóa đơn, chứng từ đầy đủ.

3. Cách xác định chi phí được trừ hợp lệ

• Đảm bảo liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp;
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
• Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu trở lên.

4. Cách xử lý khi chi phí không được trừ

4.1. Trường hợp phát hiện trước khi cơ quan thuế kiểm tra

• Doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại tờ khai thuế TNDN, bổ sung hồ sơ chứng từ (nếu còn đủ điều kiện), hoặc loại trừ khỏi chi phí được trừ.

4.2. Trường hợp phát hiện trong quá trình quyết toán thuế

• Cơ quan thuế sẽ loại chi phí đó ra khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp.
• Có thể bị xử phạt và truy thu thuế, tính tiền chậm nộp.

5. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp

✔ Chi phí nào không có hóa đơn vẫn được trừ?
→ Mua hàng từ cá nhân không kinh doanh có thể dùng bảng kê và biên bản bàn giao.

✔ Phúc lợi không ghi trong quy chế công ty có được trừ?
→ Không. Phải được quy định rõ trong quy chế hoặc thỏa ước.

✔ Lương thưởng chi bằng tiền mặt có hợp lệ?
→ Được tính nếu có chứng từ chi, bảng lương có chữ ký người lao động.

📌 KẾ TOÁN THANH NGỌC
Đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu thuế và kiểm soát chi phí một cách chuyên nghiệp.
Nếu bạn cần tư vấn rà soát chi phí được trừ, lập báo cáo quyết toán thuế, hoặc hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế – liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!